O orçamento de eventos corporativos para 2027 deve começar a ser preparado com antecedência.
O Global Meetings and Events Forecast 2027, da American Express Global Business Travel, indica que 91% dos profissionais pesquisados esperam aumento dos gastos com reuniões e eventos no próximo ano. O levantamento foi realizado pela YouGov com 500 profissionais de 11 países.
O dado não significa que os gastos devem aumentar 91%. Ele indica que a grande maioria dos participantes da pesquisa espera algum crescimento nos valores destinados a reuniões e eventos.
Para as empresas, o cenário reforça a importância de definir prioridades antes de iniciar as contratações.
O que deve entrar no orçamento de um evento corporativo?
Embora cada projeto tenha características próprias, algumas categorias aparecem com frequência:
- locação de espaço;
- alimentação;
- hospedagem;
- passagens aéreas;
- transporte terrestre;
- audiovisual;
- tecnologia;
- montagem;
- cenografia;
- comunicação;
- equipe operacional;
- atrações ou experiências;
- seguros e contingências.
Registrar essas categorias desde o início reduz o risco de descobrir despesas importantes somente depois das primeiras cotações.
Comece pelo objetivo do evento
Antes de decidir quanto gastar, é preciso entender por que o encontro será realizado.
O objetivo pode ser treinar equipes, integrar colaboradores, apresentar uma estratégia, reunir clientes, gerar oportunidades comerciais, lançar um produto ou fortalecer relacionamentos.
Objetivos diferentes exigem formatos e prioridades diferentes.
Quando essa definição acontece antes das cotações, fica mais fácil identificar quais investimentos realmente contribuem para o resultado.
Trabalhe com mais de um cenário
Uma maneira prática de controlar o orçamento é construir cenários.
Cenário essencial: inclui tudo o que é indispensável para a realização.
Cenário recomendado: acrescenta elementos capazes de melhorar experiência ou eficiência.
Cenário ampliado: incorpora ativações e recursos adicionais.
Essa estrutura permite ajustar o projeto quando preços mudam sem perder de vista o que é realmente necessário.
Tecnologia e inteligência artificial entram no orçamento
O relatório também aponta o uso crescente de inteligência artificial em atividades relacionadas aos eventos. Entre as aplicações mencionadas estão apoio à equipe no local, comunicação, logística e sourcing; 30% dos respondentes indicaram intenção de utilizar IA especificamente em logística.
Isso não significa que toda nova ferramenta deva entrar no orçamento.
Antes de contratar uma tecnologia, pergunte:
- qual problema ela resolve?
- reduz atividades manuais?
- melhora a experiência dos participantes?
- integra informações?
- ajuda a controlar custos?
- facilita a operação?
A tecnologia deve estar ligada ao objetivo, e não ser um fim em si mesma.
Planejamento antecipado aumenta as alternativas
Antecedência não garante preços menores, mas costuma ampliar o poder de escolha.
Quanto antes a empresa planejar, maior tende a ser a disponibilidade de espaços, hotéis, fornecedores e datas.
Para eventos que envolvem viagens, isso se torna ainda mais relevante porque passagens e hospedagem passam a fazer parte do orçamento.
Como a Evotur pode apoiar sua empresa
Um orçamento de eventos corporativos eficiente deve combinar objetivos, logística, experiência e controle financeiro.
A Evotur pode apoiar sua empresa desde as primeiras definições, integrando eventos, viagens, hospedagem, transporte e fornecedores em um planejamento mais estruturado.
Para 2027, começar cedo pode ser uma das melhores maneiras de preservar alternativas e utilizar os recursos de forma mais estratégica.
