Gestão de viagens corporativas: você sabe quanto realmente gasta?

Sua empresa sabe quanto custa organizar uma viagem de trabalho?

É provável que os valores das passagens aéreas, das diárias de hotel e do transporte estejam registrados no orçamento. Mas e o tempo que sua equipe dedica a pesquisar tarifas, solicitar aprovações, emitir reservas, resolver alterações e conferir despesas?

Essas atividades também representam custos para a empresa, mesmo quando são realizadas por profissionais que já fazem parte do quadro de funcionários.

O problema é que nem sempre esses gastos aparecem como uma categoria específica nos relatórios financeiros.

E, quando não são mensurados, fica mais difícil entender quanto custa manter a gestão de viagens corporativas internamente — ou avaliar se uma agência especializada poderia tornar a operação mais eficiente.

Neste artigo, explicamos quais despesas considerar, como estimar o custo administrativo das viagens e o que avaliar antes de decidir entre uma estrutura interna e o apoio de uma agência.

O que entra no custo de uma viagem corporativa?

O custo de uma viagem corporativa vai além da passagem aérea e da hospedagem.

Para compreender o gasto total, é importante separar as despesas diretamente relacionadas ao deslocamento dos custos administrativos necessários para organizar e acompanhar a viagem.

O que os estudos revelam sobre os custos invisíveis?

Sua empresa pode estar gastando mais tempo e recursos com a administração das viagens do que imagina.

O estudo Radar Business Travel 2026, desenvolvido pela VOLL em parceria com a PANROTAS, revelou que 37% dos gestores entrevistados apontam processos manuais e retrabalho como o principal gargalo de suas operações.

Outro dado chama a atenção: 72% afirmam dedicar tempo significativo ou crítico à conferência de notas e recibos.

A pesquisa também identificou que 44,1% das empresas analisadas trabalham com sistemas de viagens e despesas desconectados, enquanto apenas 5,9% possuem visibilidade dos custos em tempo real.

Esses números ajudam a dimensionar um problema que nem sempre aparece nos relatórios financeiros: a quantidade de trabalho envolvida na organização, no acompanhamento e no controle das viagens corporativas.

Embora o levantamento reflita o perfil das empresas participantes, e não necessariamente todo o mercado brasileiro, ele reforça uma questão importante: controlar o preço das passagens e dos hotéis não é suficiente para compreender o custo total da gestão de viagens.

Para identificar essas despesas, vale começar distinguindo dois grupos de custos.

Custos diretos

São as despesas mais facilmente identificadas no orçamento:

• Passagens aéreas e outros meios de transporte.
• Hospedagem.
• Traslados e locação de veículos.
• Alimentação e outras despesas previstas na política de viagens.
• Taxas, serviços adicionais e eventuais alterações de reservas.

Esses valores costumam aparecer em comprovantes, relatórios de despesas e registros financeiros.

Custos administrativos

São os recursos utilizados pela empresa para fazer a viagem acontecer:

• Tempo dedicado à pesquisa de passagens e hotéis.
• Processamento de solicitações e aprovações.
• Emissão, conferência e organização de reservas.
• Contato com fornecedores.
• Administração de mudanças, cancelamentos e reembolsos.
• Conferência de despesas e prestação de contas.
• Consolidação de dados e elaboração de relatórios.

Uma empresa pode controlar muito bem seus gastos com passagens e hotéis e, ainda assim, não saber quanto custa o trabalho necessário para administrar essas compras.

O custo de organizar uma viagem não é a mesma coisa que o custo de realizá-la.

Essa distinção é essencial para avaliar a eficiência da gestão.

Como calcular o custo administrativo das viagens corporativas?

Não é necessário começar com um sistema complexo. Uma estimativa baseada no volume de viagens, no tempo de trabalho e no custo dos profissionais envolvidos já pode revelar informações importantes.

O ideal é utilizar dados reais da empresa, obtidos a partir de registros de atividades ou de um período de observação.

1. Levante quantas viagens são realizadas por mês

Comece identificando o volume mensal de viagens corporativas.

Se a demanda variar ao longo do ano, considere a média de um período representativo, como os últimos seis ou doze meses.

Esse número ajudará a relacionar o trabalho administrativo à quantidade de deslocamentos organizados.

2. Identifique quem participa do processo

A gestão de viagens pode envolver profissionais de diferentes áreas.

Em algumas empresas, o RH recebe as solicitações. Em outras, a equipe administrativa pesquisa e emite as reservas, enquanto o financeiro confere pagamentos e comprovantes.

Mapeie quem executa cada etapa.

O objetivo não é calcular o salário integral dessas pessoas como despesa de viagem, mas identificar a parcela do tempo de trabalho efetivamente dedicada à operação.

3. Meça o tempo gasto em cada atividade

Registre o tempo utilizado para pesquisar alternativas, organizar reservas, processar aprovações e administrar alterações.

Também considere atividades posteriores à viagem, como conferência de despesas e prestação de contas.

Uma forma simples de começar é utilizar a seguinte tabela:

Não é necessário que todas as viagens exijam o mesmo tempo.

Viagens internacionais, itinerários com múltiplos destinos ou solicitações urgentes podem demandar mais trabalho do que deslocamentos simples.

Por isso, sempre que possível, utilize médias baseadas na realidade da operação.

4. Calcule o custo da hora de trabalho

Depois de identificar as horas utilizadas, é necessário estimar quanto elas custam à empresa.

Uma referência pode ser obtida dividindo o custo mensal do profissional pelas horas mensais de trabalho consideradas no cálculo.

Custo médio da hora = custo mensal do profissional para a empresa ÷ horas mensais de trabalho.

Quando possível, considere não apenas a remuneração, mas também encargos e custos pertinentes.

Se diferentes profissionais participarem do processo, o cálculo pode ser realizado separadamente para cada atividade.

5. Calcule o custo administrativo mensal

A fórmula simplificada é:

Custo administrativo mensal = horas administrativas mensais × custo médio da hora.

Se houver despesas diretamente associadas à administração das viagens, como ferramentas específicas, esses valores também podem integrar o diagnóstico, desde que não sejam contabilizados duas vezes.

O resultado representa uma estimativa do custo operacional da gestão, e não o valor que seria automaticamente economizado com a contratação de um fornecedor externo.

Exemplo prático: quanto custa administrar 20 viagens corporativas por mês?

Imagine uma empresa que realiza 20 viagens mensais.

Para organizar esses deslocamentos, sua equipe utiliza, em média, o seguinte tempo:

Se o custo médio da hora de trabalho for de R$ 50, teremos:

50 horas × R$ 50 = R$ 2.500 por mês.

Mantido esse ritmo durante doze meses, o custo administrativo estimado será de:

R$ 2.500 × 12 = R$ 30.000 por ano.

Nesse cenário hipotético, cada viagem representa, em média, R$ 125 em trabalho administrativo, além das despesas de transporte, hospedagem e demais serviços.

O cálculo não inclui eventuais custos de ferramentas, infraestrutura ou atividades extraordinárias que não tenham sido medidas.

Importante: os números são exclusivamente ilustrativos. Não representam o custo médio do mercado, uma estimativa da operação de um cliente ou uma promessa de economia.

Também não significa que a contratação de uma agência eliminaria R$ 30 mil em despesas.

Parte das atividades administrativas continuaria existindo, mesmo com apoio especializado.

O valor do exercício está em tornar visível um custo que frequentemente não é acompanhado.

Quais são os custos invisíveis da gestão de viagens?

Além do tempo necessário para realizar reservas, existem outros fatores que podem afetar a eficiência da operação.

Retrabalho provocado por alterações

Uma reunião mudou de horário. O colaborador precisa permanecer mais uma noite. Um voo foi cancelado.

Cada ocorrência pode exigir novas pesquisas, contatos com fornecedores, autorizações e conferência de condições comerciais.

Em empresas com processos pouco estruturados, essas situações podem aumentar a carga administrativa.

Falta de padronização

Quando cada departamento organiza suas próprias viagens sem critérios comuns, pode ser difícil aplicar políticas, acompanhar despesas e comparar resultados.

A ausência de procedimentos claros também pode gerar dúvidas sobre limites de gastos e responsabilidades.

Compras avaliadas apenas pelo preço inicial

A passagem mais barata nem sempre representa o menor custo total.

Uma tarifa com condições muito restritivas pode não ser a escolha mais adequada para uma agenda sujeita a alterações.

Da mesma forma, uma hospedagem mais distante do compromisso pode aumentar os gastos com transporte terrestre.

O ideal é avaliar o custo total da viagem, considerando as condições relevantes para cada deslocamento.

Informações dispersas

Quando reservas, comprovantes e despesas ficam distribuídos entre diferentes sistemas, planilhas e caixas de e-mail, consolidar informações pode exigir trabalho adicional.

Isso dificulta identificar padrões de consumo, acompanhar o orçamento e encontrar oportunidades de melhoria.

Embora a adoção de tecnologia não resolva todos os problemas administrativos, a integração de informações pode reduzir a necessidade de conferências repetidas e facilitar o acompanhamento das despesas.

Como identificar se a gestão interna está sobrecarregando sua equipe?

O custo financeiro é um indicador importante, mas não deve ser analisado isoladamente.

Vale observar também como a organização das viagens afeta a rotina das pessoas responsáveis.

Considere as seguintes perguntas:

• Quantas horas mensais sua equipe dedica à organização de viagens?
• As solicitações de reserva interrompem frequentemente outras atividades?
• Mudanças de itinerário exigem contatos e aprovações repetidos?
• Os procedimentos de compra são padronizados entre departamentos?
• É fácil identificar os gastos totais de cada viagem?
• Existem relatórios que ajudam a comparar despesas por período, área ou destino?
• Os viajantes sabem a quem recorrer quando precisam de assistência?

Se várias respostas revelarem dificuldades, pode ser útil revisar o modelo atual.

Essa revisão não precisa começar pela contratação de uma agência. A empresa pode identificar oportunidades de melhorar fluxos de aprovação, organizar informações ou adotar ferramentas mais adequadas.

O importante é entender onde estão os problemas antes de escolher uma solução.

Como uma política de viagens corporativas pode ajudar a reduzir custos administrativos?

Quando uma empresa não possui critérios claros para organizar suas viagens, tarefas relativamente simples podem exigir diversas consultas, aprovações e decisões.

Quem pode solicitar uma passagem? Quais são os limites de gastos? Quem precisa aprovar a reserva? Como devem ser tratadas as alterações e exceções?

Sem procedimentos padronizados, essas dúvidas podem gerar retrabalho, aumentar o tempo dedicado às reservas e dificultar o controle das despesas.

Uma política de viagens corporativas ajuda a organizar essas etapas, estabelecendo responsabilidades, critérios de compra e fluxos de aprovação.

Com processos mais claros, a empresa pode reduzir atividades administrativas desnecessárias, agilizar decisões e melhorar a previsibilidade dos gastos.

Ter uma política não significa que ela esteja sendo seguida

O Radar Business Travel 2026 identificou um contraste importante: 85% das empresas pesquisadas possuem uma política formal de viagens, mas a aderência efetiva reportada pelo levantamento é de 56%.

O resultado mostra que a existência de regras documentadas não garante, por si só, sua aplicação no dia a dia.

Uma política pode estabelecer limites e procedimentos, mas, se eles forem difíceis de compreender, não refletirem as necessidades da operação ou dependerem de aprovações excessivamente burocráticas, sua aplicação pode enfrentar dificuldades.

Por isso, tão importante quanto definir as regras é criar condições para que sejam utilizadas.

Isso pode envolver comunicação clara, critérios compatíveis com a realidade das viagens, responsabilidades bem distribuídas e ferramentas que facilitem o cumprimento dos procedimentos.

Como uma agência especializada pode contribuir para essa construção?

A elaboração da política de viagens é responsabilidade da própria empresa, que conhece suas necessidades, orçamento e prioridades.

Entretanto, uma agência especializada pode oferecer contribuições valiosas durante esse processo.

A experiência com diferentes perfis de clientes, fornecedores, condições tarifárias e processos de reservas permite compartilhar boas práticas e identificar pontos que merecem atenção.

Isso pode incluir orientações sobre critérios de compra, prazos de solicitação, fluxos de aprovação, procedimentos para alterações e formas de acompanhar despesas.

A agência não precisa construir a política pelo cliente para contribuir com sua eficiência.

Ao compartilhar conhecimento técnico e experiências do mercado, ela pode apoiar a empresa na definição de processos mais padronizados e adequados à sua realidade, ajudando a reduzir o retrabalho e os custos administrativos evitáveis.

Gestão interna ou agência de viagens corporativas: o que vale mais a pena?

A decisão depende do volume de deslocamentos, da complexidade dos itinerários e da estrutura disponível.

Empresas com poucas viagens, processos simples e equipe administrativa preparada podem conseguir bons resultados com uma gestão predominantemente interna.

Por outro lado, organizações com solicitações frequentes, alterações constantes ou necessidades gerenciais mais complexas podem se beneficiar de apoio especializado.

Veja as diferenças que merecem ser avaliadas:

Uma agência não substitui todas as responsabilidades da empresa.

Políticas, autorizações, prioridades e decisões gerenciais continuam exigindo participação interna.

O ponto é avaliar se a distribuição das tarefas pode ser mais eficiente com tecnologia e suporte especializado.

Como comparar o custo da gestão interna com o de uma agência?

Para fazer uma comparação consistente, não basta colocar o custo administrativo atual de um lado e a proposta comercial da agência do outro.

É necessário considerar também o trabalho que continuará sendo realizado pela empresa após a contratação.

Uma forma de organizar essa análise é:

Custo atual estimado = trabalho administrativo interno + ferramentas e outros custos operacionais pertinentes.

Custo do modelo com agência = serviços contratados + trabalho administrativo interno remanescente + ferramentas ou custos adicionais aplicáveis.

Depois, compare os modelos considerando não apenas o valor financeiro, mas também atendimento, tecnologia, qualidade das informações e adequação aos processos da empresa.

Esse método evita tratar todo o custo administrativo atual como economia potencial.

Em determinadas operações, a contratação pode reduzir tarefas internas. Em outras, o maior benefício pode estar na organização dos processos, na disponibilidade de suporte ou no acesso a informações gerenciais.

A decisão deve refletir o que é mais importante para o negócio.

Quando vale considerar uma agência especializada?

Alguns sinais indicam que pode ser o momento de avaliar essa possibilidade.

O volume de viagens aumentou. A equipe interna passou a dedicar uma parcela significativa do tempo à organização dos deslocamentos.

As viagens ficaram mais complexas. A operação passou a envolver múltiplos destinos, fornecedores ou alterações frequentes.

Os gastos são difíceis de acompanhar. A empresa não consegue consolidar informações de maneira rápida e confiável.

O atendimento exige mais estrutura. Viajantes e gestores precisam de orientação e canais de suporte adequados aos horários e destinos das viagens.

A empresa quer melhorar seus processos. Existe interesse em utilizar plataformas de reservas, configurar aprovações ou integrar informações aos sistemas de gestão.

Esses fatores devem ser considerados em conjunto. Nenhum deles, isoladamente, determina a necessidade de terceirização.

Perguntas frequentes sobre custos e gestão de viagens corporativas

Como calcular o custo de uma viagem corporativa?

Some as despesas diretamente relacionadas ao deslocamento, como transporte, hospedagem e alimentação, e considere os custos administrativos necessários para organizar e acompanhar a viagem. Para estimar o custo administrativo, multiplique as horas de trabalho utilizadas pelo custo médio da hora dos profissionais envolvidos.

O salário da equipe administrativa entra no custo da viagem?

Pode entrar na estimativa do custo operacional, mas apenas proporcionalmente ao tempo dedicado às atividades de gestão de viagens. Não é adequado atribuir o salário integral de um profissional a essa finalidade quando ele também executa outras funções.

Uma agência de viagens corporativas pode reduzir custos?

Pode contribuir para melhorar o controle de despesas e a organização das compras, dependendo do modelo contratado e da operação da empresa. No entanto, não existe economia garantida para todos os clientes.

Uma política de viagens corporativas ajuda a reduzir custos?

Pode ajudar a reduzir retrabalho e atividades administrativas desnecessárias ao estabelecer critérios de compra, responsabilidades e fluxos de aprovação. Os resultados dependem da adequação das regras e de sua aplicação pela empresa.

Empresas pequenas precisam de uma agência?

Não necessariamente. A escolha depende da quantidade e da complexidade dos deslocamentos, da estrutura interna e dos serviços necessários. Uma empresa pequena com viagens complexas pode ter necessidades diferentes de outra com deslocamentos esporádicos.

Qual é a diferença entre uma agência de viagens convencional e uma agência corporativa?

Uma agência especializada em viagens corporativas costuma oferecer soluções voltadas aos processos de empresas, como reservas, fluxos de aprovação, atendimento aos viajantes e informações gerenciais. Os serviços efetivamente disponíveis variam entre fornecedores e contratos.

Como a Evotur pode ajudar na gestão das viagens da sua empresa?

Organizar viagens corporativas exige muito mais do que pesquisar passagens e reservar hotéis.

A Evotur combina experiência no mercado de turismo, atendimento personalizado e tecnologia para oferecer soluções de gestão adequadas às necessidades de seus clientes corporativos.

Como agência multi-OBT, disponibiliza diferentes opções de plataformas de reservas on-line, que podem apoiar a organização dos processos de solicitação e compra.

Também trabalha com possibilidades de integração de dados aos principais ERPs do mercado e oferece recursos de Business Intelligence (BI), por meio de seu parceiro Lemontech, para apoiar análises e decisões relacionadas às despesas de viagens.

Além das soluções tecnológicas e do atendimento personalizado, a experiência dos profissionais da Evotur pode contribuir para empresas que desejam estruturar ou aprimorar suas políticas de viagens corporativas.

Ao compartilhar conhecimentos sobre procedimentos, fornecedores e boas práticas do setor, ajudamos nossos clientes a identificar oportunidades de padronização, eficiência administrativa e controle de despesas, respeitando as particularidades de cada negócio.

O objetivo é ajudar empresas a organizar seus deslocamentos com eficiência, controle de custos e atendimento próximo.

Sua empresa sabe quanto está gastando para organizar as viagens corporativas?

Além das passagens e hospedagens, processos pouco eficientes podem consumir horas da sua equipe e gerar custos administrativos que nem sempre aparecem nos relatórios.

A Evotur combina tecnologia, inteligência de dados e conhecimento das particularidades do seu negócio para ajudar a identificar oportunidades de melhoria na gestão das viagens corporativas.

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Fontes e referências

VOLL e PANROTAS (2026). Radar Business Travel 2026. Estudo sobre a gestão de viagens e despesas corporativas no Brasil, abordando gargalos operacionais, processos manuais, integração de sistemas, governança e políticas de viagens.

Estudo completo:

https://www.govoll.com/hubfs/Radar%20Business%20Travel%202026/Radar%20Business%20Travel%202026.html

PANROTAS (9 de setembro de 2026). VOLL e PANROTAS lançam Radar Business Travel com retrato da gestão corporativa no País. Matéria de divulgação com os principais resultados da pesquisa.

https://www.panrotas.com.br/viagens-corporativas/pesquisas-e-estatisticas/2026/09/voll-e-panrotas-lancam-radar-business-travel-com-retrato-da-gestao-corporativa-no-pais_231797.html

Nota metodológica: o Radar Business Travel 2026 combina pesquisas com gestores de grandes empresas brasileiras, dados operacionais da VOLL e referências internacionais. Os percentuais apresentados se referem aos recortes específicos do levantamento e não representam necessariamente todas as empresas brasileiras. O exemplo de cálculo de custos administrativos deste artigo é hipotético e independente dos resultados da pesquisa.